Print and post: gecentraliseerd printen en verzenden

Via deze gebruiksvriendelijke applicatie kunnen medewerkers lokaal aangemaakte documenten van verschillend formaat (Word, Excel …) zenden naar Fedopress, de federale drukkerij, waar de documenten centraal geprint worden. Daarna worden ze verzonden door bpost. 

Print and post vermijdt zo lokaal printen, wat tijdrovend en duur is. Voor Print and post legde een lokaal aangemaakt document een hele weg af vooraleer het bij de burger terecht komt. Via de dossierbeheerder komt een brief eerst terecht, die hem naar het postlokaal in het gebouw bracht. Pas nadien kon de brief effectief worden verzonden door bpost. Dankzij Print and post bereikt een brief veel sneller zijn bestemmeling na twee werkdagen.

Centraal printen zorgt voor een lagere productiekost per brief maar ook voor een lagere verzendingskost. De zendingen worden bij Fedopress voorgesorteerd op postcode en Géoroute. Zo gaat de verzending sneller. De FOD Financiën rekent op een besparing van 0,20 euro per eenheid. In 2013 werd hierdoor 6.200 euro bespaard.

In 2013, doen alleen de teams 'teruggaven' en 'voorafbetalingen' van het inningscentrum een beroep op de applicatie. Zij maken vaak gebruik van standaardbriefwisseling, aangevuld met variabele gegevens. Op termijn zullen ook de andere teams binnen het inningscentrum (verkeersbelasting, CIV en RCIV's  btw) er gebruik van kunnen maken. Daarna wil de FOD Financiën de applicatie ook beschikbaar maken voor de andere centra en de ongeveer 200 ontvangkantoren.

Centraal afdrukken heeft nog een voordeel: via de applicatie kunnen we de verzonden documenten elektronisch bijhouden om ze nadien, wanneer nodig, elektronisch te kunnen raadplegen.

In totaal stuurde de FOD, in 2013, 31.009 brieven via Print and post.