Implémentation du nouvel outil de gestion des contrats

Efficience

Le SPF Finances a développé un software informatique, en collaboration avec le SPF Budget & Contrôle de la Gestion, afin d’optimiser la gestion des contrats : il s’agit du CLM ou Contract Lifecycle Management. Tout a été mis en place en 2013 pour que le Go Live puisse avoir lieu en novembre 2013. Les objectifs de l’implémentation de CLM sont d’inventorier tous les contrats en cours du SPF Finances afin d’en faciliter la gestion ainsi que d’intégrer le processus d’achat.

Dans un premier temps, sept testeurs ont utilisé CLM du 16 avril au 4 juin afin d’en identifier les problèmes et manquements éventuels. Ainsi, l’outil a pu être adapté de manière à ce qu’il réponde au mieux aux besoins du SPF Finances.

Ensuite, du 9 septembre au 8 octobre, tous les utilisateurs finaux ont suivi des trainings adaptés à leur(s) rôle(s) dans CLM. Un syllabus de support a été réalisé. Parallèlement, une équipe de "spécialistes" de première ligne a été mise en place, au sein de SL, de façon à ce qu’il y ait toujours une personne qui puisse répondre aux questions relatives à l’utilisation de CLM. Une autre équipe est également disponible auprès du SPF Budget & Contrôle de la Gestion pour répondre aux problèmes techniques.

Le téléchargement et la possibilité de consulter en ligne les documents juridiques liés aux contrats constituent une des nouveautés qu’offre CLM. 2013 a également été mis à profit pour opérer la migration des contrats pluriannuels en cours et de leurs pièces jointes dans CLM.

L’outil présente d’autres avantages : il envoie une série de rappels utiles aux utilisateurs de chaque groupe d’achats. Par exemple, une alerte avise à temps les utilisateurs concernés du moment de la date d’expiration du marché afin d’entamer la procédure de passation des nouveaux marchés.

CLM permet aussi d’attribuer des tâches à une personne qui se situe près du lieu d’une mission et permet ainsi d’éviter un déplacement superflu.

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