Zelforganiserende teams

Comment avez-vous mis en place cette nouvelle façon de travailler dans votre service ? 

R.L : "Nous avons introduit le concept "équipes auto-dirigeantes" progressivement, car un service qui travaille de manière "traditionnelle" ne peut pas travailler en équipe auto-dirigeante du jour au lendemain. Cela demande une certaine préparation, un planning ainsi qu’un soutien préalable de la part de tous les membres de l’équipe. J’ai commencé par expliquer à mon équipe ce qu’est une équipe auto-dirigeante. Ensuite, nous avons analysé notre manière de travailler et nous avons pu mettre en évidence ce qu’il fallait mettre en place pour fonctionner en équipe auto-dirigeante. Je pense par exemple au partage des connaissances, au développement des procédures internes et aux réunions d’équipes. Un certain nombre de ces étapes ont aussi été reprises dans les cercles de développement des collaborateurs."

Pouvez-vous nous donner un exemple concret des changements dans la manière d’accomplir les tâches ?  

R.L : "Pour mettre sur pied le concept "équipes auto-dirigeantes", j’ai rédigé les procédures internes en collaboration avec toute mon équipe. L’ensemble de nos tâches est divisé en quatre domaines d’activité : la valeur en douane, les régimes douaniers économiques, l'origine et la procédure simplifiée. 
Par domaine d’activité, deux collaborateurs ont reçu la mission de définir et de développer les procédures internes pour leur propre domaine d’activité. Ils devaient ensuite suivre les changements dans la législation en ce qui concerne leur matière et en informer les autres collaborateurs."

Quels sont les résultats ? 

R.L : "Nos procédures internes ont été développées avec toute l’équipe et le partage des connaissances s'est nettement amélioré. Je remarque également que chacun reçoit plus de feedback. Les réunions internes sont plus ouvertes et plus constructives. Les collaborateurs font aussi plus facilement appel les uns aux autres au lieu d’aller automatiquement trouver leur chef de service."

Pensez-vous que cette manière de travailler doive être étendue aux autres services/administrations ? 

R.L : "Oui, en tenant compte des spécificités de chacun. Je suis convaincu que faire confiance aux collaborateurs peut avoir un impact positif sur leur implication et l’exécution de leurs tâches.
Nous devons abandonner l’idée de vouloir diriger toutes les prestations de nos agents. Si nous accordons plus de confiance aux collaborateurs, je pense que cela aura un impact positif sur le travail."