Op afstand een team aansturen: een nieuwe uitdaging
Indicator EN26 - Werken op afstand raakt steeds meer algemeen verspreid in FOD Financiën. Vele dienstchefs vragen zich af hoe ze dat kunnen integreren in de dagelijkse werking van hun dienst.
In 2013 deden 4.862 mensen aan telewerk, goed voor 20,54% van het volledige personeelsbestand. In totaal zijn er 66.173 telewerkdagen geregistreerd. Binnen de FOD Financiën blijft telewerk populairder dan satellietwerk (dat de medewerker toelaat om in een ander bureau van de FOD Financiën te werken, bijvoorbeeld dichter bij hem thuis).
In april 2013 werd in Aalst en Bergen het pilootproject ‘satellietwerk’ opgestart en dat met een tiental deelnemers. Zowel de betrokken personeelsleden als hun diensthoofden waren tevreden. Na de rush van belastingaangiften werden begin augustus de eerste front offices opgestart. 169 medewerkers probeerden die manier van werken uit, goed voor in totaal 1.390 werkdagen. Eind 2013 was het al mogelijk om in een 40-tal kantoren aan satellietwerk te doen, goed voor zo’n 200 plaatsen.
‘Anders werken’ heeft zowel voor werknemer als werkgever voordelen. Voor de werknemer is anders mogen werken een blijk van vertrouwen. Uit onderzoek in andere organisaties blijkt bovendien dat dit zorgt voor meer voldoening en motivatie. Voor de werkgever is dan weer het voordeel dat de prestaties verbeteren. De uitdaging voor een diensthoofd is om niet meer de aanwezigheid van zijn medewerkers te controleren maar om te evolueren naar een werkorganisatie met doelstellingen, en dat op basis van vertrouwen.
(GRI - Indicator EN26)
language:
nl
Bruno Leroy
adviseur-generaal AAD&A
‘De werkplek en het werkschema zijn voor mij van ondergeschikt belang.’
Welke taken voert uw dienst uit?
B.L.: 'Mijn dienst is verantwoordelijk voor de douanetarieven en accijnzen. Wij vertalen ook de nieuwe Europese regelgeving naar administratieve instructies. Omdat wij bevoegd zijn voor de implementatie van het Europese plan, zijn er veel medewerkers die zich moeten verplaatsen naar de Europese Raad en de Europese Commissie, de WDO (Werelddouaneorganisatie) en de WHO (Wereld Handelsorganisatie).
Mijn medewerkers nemen op vraag van de Europese Commissie ook deel aan talrijke missies in het buitenland en dat in het kader van auditactiviteiten of essentiële voorbereidingstaken.'
Wat vindt u van telewerk?
B.L.: 'In principe geeft dat telewerk geen problemen. Het is wel moeilijk om het te organiseren voor het secretariaatspersoneel of voor mensen die de post verdelen. Dat gaat om zes à acht medewerkers (op een totaal van een zestigtal) in mijn dienst.
Van de anderen doet niet iedereen aan telewerk, maar ik heb het nog nooit geweigerd als de taken er zich toe lenen. Als sommigen niet willen telewerken, geen enkel probleem. Telewerk aanvragen blijft immers een vrije keuze. Het is in elk geval een verademing voor de pendelaars.'
Hoe stuurt u uw medewerkers op afstand aan?
B.L.: 'Op zo’n dagen zie ik mijn medewerkers dan ook heel weinig. Maar als ze mij nodig hebben, ben ik altijd beschikbaar, bijvoorbeeld voor gevoelige zaken of princiepskwesties, of gewoonweg om advies te geven over professionele of persoonlijke problemen.
Om te kunnen telewerken, zijn een gsm, laptop en VPN-toegang nodig. Ik stuur zes diensthoofden aan, die elk hun doelstellingen krijgen in hun evaluatiecycli. Zij moeten proberen om die doelstellingen te halen en de werkplek of het uurrooster zijn daarbij voor mij van ondergeschikt belang. Ik vind wel dat een gemiddelde van één telewerkdag per week het maximum moet zijn.'
Bent u niet bang om de controle te verliezen?
B.L.: 'Er wordt veel gepraat over controle, maar ik vind het absurd om de mensen alleen te controleren op basis van hun aanwezigheid. Het belangrijkste element is vertrouwen. Ik vertrouw al mijn medewerkers. Ondanks het feit dat ik de reputatie heb een veeleisend diensthoofd te zijn, is ons absenteïsmecijfer zo goed als nul. Dat is volgens mij dankzij een structuur die gebaseerd op de responsabilisering van elke medewerker, identificatie met onze doelstellingen en een optimale aanwending van de competenties van elkeen.'
language:
fr
Bruno Leroy
conseiller général, AGD&A
"Le lieu et l'horaire de travail constituent pour moi une considération tout à fait secondaire."
Quelles sont les missions de votre service ?
B.L. : "Mon service est responsable de la politique tarifaire des douanes et accises. Nous traduisons également les nouvelles réglementations européennes en instructions administratives qui permettent de les mettre en œuvre. De nombreux collaborateurs se rendent dès lors au Conseil européen et à la Commission européenne, mais aussi à l’OMD (Organisation mondiale des Douanes) et à l’OMC (Organisation mondiale du Commerce). Mes agents participent également à de nombreuses missions à l'étranger dans le cadre d'audits ou d'actes préparatoires essentiellement organisés à la demande de la Commission européenne."
Comment voyez-vous le télétravail ?
B.L. : "Le télétravail ne me pose pas de problèmes de principe. En revanche, il est difficile de l’organiser pour le personnel du secrétariat ou le personnel qui gère le tri du courrier. Ces équipes représentent dans mon service six à huit personnes, sur une soixantaine de collaborateurs.
Tous celles et ceux qui pourraient télétravailler ne le font pas forcément, mais je n’ai jamais interdit le télétravail à mes collaborateurs si leurs tâches s’y prêtent. Le choix de faire du télétravail est libre et ceux qui n’en font pas l’ont choisi. Pour les navetteurs, pouvoir télétravailler est en tous les cas un soulagement."
Comment gérez-vous vos collaborateurs à distance ?
B.L. : "Il m’arrive certains jours de voir très peu mes collaborateurs. Mais je suis toujours disponible s’ils ont besoin de moi, que ce soit pour un sujet sensible, une question de principe, un conseil ou même un problème personnel.
Le télétravail nécessite bien entendu d’équiper le télétravailleur d’un GSM, d’un ordinateur portable et d’une connexion VPN opérationnelle, indispensable pour accéder à ses documents à distance. Ce sont des conditions sine qua non. Je dirige six chefs de division, qui reçoivent chacun leurs objectifs lors de leurs cycles d’évaluation. À eux de faire en sorte de les réaliser, peu importe le lieu ou l'horaire de travail. Toutefois, j’estime qu’un jour de télétravail par semaine est une moyenne à ne pas dépasser."
N’avez-vous pas peur de perdre le contrôle ?
B.L. : "On parle beaucoup de contrôle mais j'estime que contrôler les gens sur base de leur seule présence est absurde. Le plus important est la confiance… et je fais confiance à tous mes collaborateurs. Même si j’ai la réputation d'être un chef de service très exigeant, j'ai un taux d'absentéisme quasi nul. C’est, selon moi, grâce à une structure qui vise à responsabiliser les collaborateurs, identifier leurs objectifs et utiliser leurs compétences de manière optimale."